Если вы работаете над каким-то проектом, запишите на листе бумаги все шаги, которые должны быть выполнены в рамках этого проекта, выстройте их в порядке приоритета: что должно быть сделано сначала, а что — потом. И начинайте работать в соответствии с этим списком. Вы можете значительно упростить свой день простым перечислением на листе бумаги всего, что вы должны выполнить. Сам факт записи на бумаге списка дел имеет некое магическое воздействие: вся ваша жизнь становится спокойной и четкой, вы начинаете видеть вещи во взаимосвязи. Попробуйте хоть раз, и вы удивитесь полученным результатам.

Попробуйте распланировать дела на неделю, на каждый час каждого дня недели. Попробуйте применить правило, называемое в тайм-менеджменте «70/30»: распланируйте только 70 % времени, оставив 30 % времени на непредвиденные обстоятельства, проволочки, какие-то дела, которые вы не могли предвидеть, срочные встречи, пробки на дорогах и т. д. Заполните свой график на 70–80 % и всегда оставляйте запас времени в 20 %, чтобы не оказаться загнанным в угол непредвиденными обстоятельствами. И, наконец, последнее — планируйте следующий день в конце предыдущего. Составьте список всего, что необходимо сделать, пройдитесь по списку, отметьте самое важное. После этого всегда держите этот список при себе и по мере выполнения запланированных дел вычеркивайте их.

Глава 7. Установите для себя приоритеты

После того как вы распланировали свое время, следующим ключом к упрощению жизни станет тщательная расстановка приоритетов. Одно из правил расстановки приоритетов называется «законом принудительной эффективности». Этот закон гласит, что если вы завалены работой, то поневоле должны работать эффективно. Вы вынуждены выполнять наиболее важные дела. Есть правило: если вы не можете сделать все, то должны сделать наиболее важное. Поэтому, записав все предстоящие дела, вы расставляете приоритеты. Вы сами увидите, что в вашем списке действительно важно, что может сильнее всего повлиять на вашу дальнейшую жизнь.

Для расстановки приоритетов мы используем метод «АБВГД». «А» это наивысший приоритет; это такие дела, которые должны быть выполнены обязательно, которые будут иметь очень серьезные последствия, если останутся невыполненными.

«Б» — это дела с несколько более низким приориетом, последствия от невыполнения которых будут легче, чем в предыдущем случае. Например, вы обещали перезвонить сослуживцу или хотели с кем-то вместе пообедать и т. д.

«В» — это то, что было бы неплохо сделать, но последствий от невыполнения не будет никаких, например, заварить себе еще чашку кофе, позвонить домой, чтобы узнать, что на ужин. Все это неплохо было бы сделать, но никакого влияния на вашу дальнейшую жизнь оно не оказывает.

«Г» — это группа дел, которые должны быть делегированы другим сотрудникам, чаще всего вашим подчиненным.

«Д» — это то, от чего нужно немедленно избавляться. Вы должны избавиться от как можно большего числа ненужных дел, чтобы освободить время для того небольшого количества дел, невыполнение которых будет иметь серьезные последствия.

Ваша задача — в основном выполнять задачи с приоритетом «А». Помните, что если бы вы выполняли всего одно или два очень важных дела каждый день, вместо того чтобы делать 50 мелких дел, не имеющих никакого значения, то занимали бы главенствующие позиции в своей работе и жизни.