Документы внешней политики составляли важнейшую часть государственного архива, и не случайно именно посольские дьяки и подьячие первыми, еще при Иване III, отказались от столбцовой формы делопроизводства, которая в других ведомствах просуществовала гораздо дольше. «Документы, — пишет советский историк И. Л. Маяковский, — как и воинское оружие, требовалось всегда держать наготове». А столбец (кстати, это вовсе не чисто русское изобретение: в средние века столбцы были распространены и в Западной Европе) имел тот существенный недостаток, что, удлиняясь, погребал в себе собственную же информацию; необходимо было размотать весь его серпантин, дабы найти нужную запись. «Тетрати» и «книги посольские» как нельзя лучше отвечали потребностям русской дипломатии.

Мертвым грузом эти документы не были никогда. С достаточно большой долей вероятности можно установить, почему те или иные из них интересовали царя в то или иное время. Обычно такой интерес был связан с возобновлением дипломатических отношений с каким-либо государством, когда нужно было восстановить их историю. Посольские дьяки извлекали и представляли Боярской думе сведения о «чести», оказывавшейся прежним представителям того монарха, который прислал посольство ныне. Опираясь па прецеденты, они определяли церемониал будущей аудиенции, состав «ответной» комиссии, решали, кого назначить в «болшую встречу», а кого — в «меншую», дабы ни послам, ни государевым людям «порухи чести не было б». В 1581 году накануне прибытия А. Поссевино в Москву А. Я. Щелкалов подал царю выписки из книг «старых» о порядке приема прежних папских послов. Но при этом возникло неожиданное препятствие: не оказалось «кормовых книг старых» с данными о том, сколько было раньше «давано корму папиным послом и гонцам»; книги эти сгорели во время одного из пожаров. Однако Щелкалов нашел выход: взамен «для примеру» он представил выписку о снабжении продовольствием имперского посольства 1575–1576 годов. Царь «смотрел» эту выписку и приказал по «корму» приравнять Поссевино не к имперским, а к «литовским болшим» послам, для чего были подняты и материалы об отношениях с Речью Посполитой. Подобная подготовительная работа проводилась перед прибытием практически каждого иностранного посольства.

Разумеется, документы архива поднимались и непосредственно в связи с обсуждавшимися политическими проблемами. Вспоминали условия договоров, историю переговоров, изучали чертежи пограничных земель, просматривали «вести» русских дипломатов из-за рубежа и их отчеты. Порой соответствующие документы предъявлялись иностранным послам. В 1556 году, когда представители Сигизмунда II Августа в очередной раз отказались признать царский титул Грозного и писать его «царем», в качестве доказательства права русских государей на этот титул послам продемонстрировали ряд документов прямо в «ответной» палате. «А говорите, — заявили бояре, — что государь ваш не пишет государя нашего того для, что иные никоторые государи нашего царем не пишут… И коли вам о том ведома нет, а нашим речам не верите, ино во се грамоты цесаревы и иных государей, и вы смотрите тех грамот, как в них писано!» Показаны были грамоты императора Максимилиана I, испанского короля Филиппа II, королей Дании и Швеции. Послы предложили эти документы направить для ознакомления Сигизмунду II Августу. Бояре отвечали, что подобные грамоты никогда никому не показывают и тем более «непригоже» сокровища государевой казны отправлять за границу.