Внешний фактор № 3. Переходный период

Один предприниматель попросил меня помочь ему в реорганизации его компании, штат которой в течение нескольких месяцев должен был вырасти с двух до шести человек. Он хотел перепланировать пространство, чтобы разместить новый персонал. Проблема была в том, что он не очень хорошо себе представлял, в чем будет состоять его новая роль. Например, он не был уверен в том, куда следует поставить его стол. Нужно ли ему находиться в центре, чтобы иметь максимальный контакт с персоналом, или лучше отвести себе отдельный кабинет, чтобы иметь личное пространство? Он смутно представлял себе, каким должно быть разделение задач. В конце концов мы решили выждать несколько месяцев, чтобы посмотреть, какие именно новые роли и взаимоотношения будут возникать. Только после этого нам удалось создать систему организации, которая имела смысл и работала.

Его ситуация не так уж необычна. Каждый раз, переживая значительные перемены, мы проходим через разрушение существующей системы организации пространства. И это неизбежно: нам приходится иметь дело с новыми условиями и окружением и требуется время, чтобы обработать информацию и ясно увидеть, что и как нужно организовывать. Вот некоторые распространенные переходные периоды:

• Переезд.

• Женитьба.

• Рождение ребенка.

• Ребенок идет в школу.

• Окончание школы.

• Выход на пенсию.

• Болезнь или смерть любимого человека.

• Поиск работы.

• Слияние предприятий.

• Быстрый рост бизнеса.

• Изменение карьеры.

Проходя через перемены, прежде чем начать процесс самоорганизации, лучше всего подождать до тех пор, пока у вас не будет более ясной картины новых приоритетов и потребностей, если вы можете еще немного потерпеть этот хаос. Или установить временную систему, понимая при этом, что она может измениться, когда новая ситуация прояснится. Например, одному клиенту, который находился в процессе поиска работы и в то же время давал некоторые консультации, я предложила установить временную систему хранения документов с помощью папок и нескольких картотечных ящиков. Так он мог упорядочить все, что относилось к разным его проектам. Это позволяло ему оставаться организованным и управлять документами, в то же время, исследуя разные возможности своей жизни. Пока он не получил новую работу, было преждевременно решать, какие ящики для документов или какая постоянная система организации ему нужны.

Внешний фактор № 4. Партнер, который не хочет сотрудничать

Нет ничего более неприятного, чем жить или работать вместе с кем-то, чья привычка к беспорядку уничтожает все ваши усилия по организации пространства. Это может быть шеф, подчиненный, сосед по комнате или член семьи.

В этом случае советую вам напрямую прояснить ситуацию и попытаться мотивировать этого человека сотрудничать с вами, апеллируя при этом к его приоритетам, а не к своим.

Например, если ваш неорганизованный шеф пытается достичь определенного уровня продаж или получить награду за выдающееся обслуживание клиентов, скажите ему, что, если он будет постоянно отвлекать вас от преодоления очередного созданного им кризиса, эти цели могут так и остаться недостигнутыми. Затем предложите разработать систему, которая облегчит кризисы и которую ему будет легко поддерживать. (В Частях III и IV этой книги содержится множество идей для создания простых способов поддержания системы организации в офисах любого типа.)

Если ваш подчиненный отказывается следовать вашей системе, возможно, вы ожидаете, что он будет следовать схеме, которую ему недостаточно подробно разъяснили. Уделите время тому, чтобы донести до подчиненного, чего именно вы от него хотите, и объясните, как важно следовать вашей системе организации.