УВЕЛИЧЬТЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

Исходный пункт высокой производительности - ясные цели. Чтобы цель эффективно управляла поведением, она должна быть конкретной и легко измеримой, реальной и достижимой, оформленной в письменном виде и ограниченной сроками. Чем яснее вы будете представлять свои цели, тем больше вы будете успевать и быстрее добьетесь поставленных задач.

Второй ключ к высокой производительности - четкие, письменно оформленные планы действий. Каждая минута, которую вы проведете за планированием, сэкономит вам десять минут работы.

Прежде всего, составьте список из всех, даже мелких, шагов задания или занятий, которые вам предстоит выполнить в течение дня. Работая, постоянно сверяйтесь со списком. Думайте на бумаге. Сверка со списком поможет вам не сбиваться, не отвлекаться на посторонние дела и позволит следить за своим прогрессом. Один лишь процесс письменного составления списка и постоянное обращение к нему должны увеличить производительность, по меньшей мере, на 25 процентов.

Расставьте в списке приоритеты. Внимательно просмотрите список перед началом выполнения первого задания. Не забывайте про Принцип 80/20. Определите 20% дел, которые обеспечат 80% полезности всех перечисленных пунктов. Начинайте работу именно с дел, включенных в важнейшие 20%, и только после их завершения переходите ко всему остальному.

Наиболее значимый критерий важности и ценности любого задания - это возможные последствия его исполнения или неисполнения. Серьезное задание имеет значительные последствия, несущественное - очень мало или вообще никаких.

Завершение важной работы для босса или клиента - приоритетное задание, поскольку последствия неудачи могут оказаться весьма плачевными. Совместный обед с коллегой - занятие с низкой степенью важности, потому что последствия его выполнения или невыполнения крайне незначительны.

ЕЖЕДНЕВНО ПОЛЬЗУЙТЕСЬ МЕТОДОМ «АБВГД»

Для расстановки приоритетов пользуйтесь методом «АБВГД». Поставьте одну из этих букв перед каждым заданием, указанным в вашем списке перед началом работы:

□ А - серьезные и важные дела. Их вы обязаны сделать, потому что они влекут за собой серьезные последствия. Если важных дел много, разбейте их на подгруппы: A1, A2, A3 - и так далее по степени важности.

Б - дела, которые вы должны сделать. В случае выполнения или невыполнения возможные последствия не столь серьезны, как в заданиях А. Никогда не переходите к заданиям Б, не закончив задания, отмеченные буквой А. Никогда не работайте над менее важными и срочными заданиями, отложив на потом более важные.

В - дела, которые, возможно, доставили бы вам удовольствие, но не имеют абсолютно никаких последствий. Например, чтение газеты, чашечка кофе с коллегой или звонок домой для выяснения обеденного меню - все это дела под буквой В. Они не приносят никакой пользы вашей работе и успеху. Никогда не переходите к делам В, оставив незаконченными дела Б.

Г - дела, которые можно поручить другим. Правило таково: поручайте другим то, с чем они справятся и без вас. Тогда у вас останется больше времени на те несколько вещей, которые в состоянии делать только вы и никто, кроме вас.

Задайте себе вопрос: «Что я, и только я могу сделать такого, что, хорошо сделанное, принесет конкретную очевидную пользу моей компании?» Поручайте другим как можно больше дел, чтобы как можно больше внимания уделять одному заданию, способному принести реальную пользу.

□ Д - дела, которыми вы можете полностью пренебречь. Их выполнение или невыполнение не имеет никакого значения, поскольку не влечет никаких последствий. Вероятно, когда-то в прошлом эти дела и имели значимость, но прекращение их выполнения в настоящий момент никак не скажется на вашем будущем.