Глава 3. Описание бизнес-процессов

3.1. Способы описания бизнес-процессов

Рассмотрим следующий шаг в описании компании «как есть» — описание бизнес-процессов. Для выполнения этой задачи существует большое количество методик.

В настоящее время способы описания бизнес-процессов можно разделить на три основных вида: текстовый, табличный и графический (см. рис. 3.1):

Рис. 3.1. Способы описания бизнес-процессов

Первый способ представляет собой последовательное текстовое описание бизнес-процесса. Примером такого описания может служить текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с юридическим отделом».

Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы. Часть из них являются процессными регламентами в виде текстовых описаний бизнес-процессов.

Однако для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный способ описания не оптимален. Одна из причин этого состоит в том, что описание бизнес-процесса в текстовом виде трудно рассмотреть системно и проанализировать. Текстовая информация воспринимается человеческим сознанием последовательно. Поэтому, например, когда сотрудник читает регламент, то, доходя до конца, он практически всегда забывает, что было в начале. Вторая причина — известный факт: человеческое сознание эффективнее работает с образами. При восприятии и анализе текстовой информации человек раскладывает ее на ряд образов, что требует дополнительного времени и умственных усилий. Поэтому и производительность при анализе текстовых описаний бизнес-процессов, и качество решений по оптимизации деятельности не наилучшие. Это еще в большей степени проявляется тогда, когда в процессе принятия решений участвует группа сотрудников.

Специалистами по информационным технологиям был разработан более структурированный способ описания бизнес-процессов. Они предложили разбивать бизнес-процесс по ячейкам таблицы, в которой каждые столбец и строка имеют определенное значение. Данные в таком виде более доступны для восприятия и последующего анализа. Табличная форма, поэтому, эффективнее текстовой и в настоящее время часто применяется для описания бизнес-процессов.

В последнее время интенсивно развивается и применяется при описании бизнес-процессов третий способ, основанный на графике. Графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач описания, анализа и оптимизации деятельности компании. Преимущественно они и будут рассмотрены далее.

3.2. Классическая методология описания бизнес-процессов

В настоящее время в мире используется большое количество методологий описания бизнес-процессов. Для того чтобы разобраться в этом многообразии, целесообразно выделить и рассмотреть их общие элементы. Такое обобщение в книге называется классической методологией описания бизнес-процессов.

3.2.1. Описание окружения бизнес-процесса

Описание бизнес-процесса начинается с описания его окружения. Окружение представляет собой совокупность входов и выходов процесса с указанием поставщиков и клиентов. Поставщики и клиенты процесса могут быть внешними и внутренними. Внутренними являются подразделения и сотрудники компании, которые взаимодействуют с данным процессом.

Например, для бизнес-процесса «Подбор и прием персонала» входом является заявка на подбор сотрудника, поступающая из профильного подразделения. Последнее является внутренним поставщиком процесса. Выходом процесса является принятый на работу сотрудник.