Для более чёткого проведения массового выселения семей тех, кто подлежал расстрелу, Л. П. Берия приказал П. К. Сопруненко срочно подготовить списки военнопленных трёх лагерей с указанием состава семей и их адресов (см. № 3). Реестры следовало составлять по городам и другим населённым пунктам западных областей Украины и Белоруссии и направлять в НКВД УССР и БССР. Нарком приказал подготовить и списки тех, чьи семьи проживали на территории Польши, оккупированной Германией (см. №№ 3, 6). Если данные о проживавших на советской территории людях представляли практический интерес для органов НКВД СССР в связи с планировавшейся депортацией, то адреса тех, кто находился в генерал-губернаторстве, не могли быть использованы ими. Не исключено, что списки живших в центральных польских воеводствах людей готовились по договорённости с Германией. Во всяком случае, одновременное проведение печально известной нацистской «Акции А-Б» по уничтожению польской интеллектуальной и государственной элиты и сталинских операций по расстрелу около 22 тысяч поляков и депортации 25 тысяч их семей весьма симптоматично.

7 марта П. К. Сопруненко во исполнение приказа наркома направил распоряжение начальникам Старобельского, Козельского и Осташковского лагерей о порядке составления списков с приложением его формы (см. № 4). Для организации этой работы в лагеря были направлены руководящие работники УПВ, которые со всей энергией взялись за выполнение «ответственного задания» (см. № 7). С предстоявшей депортацией был связан и приказ Берии наркому внутренних дел Казахской ССР С. Н. Бурдакову (см. № 11).

16 марта начинается работа по составлению справок на военнопленных трёх лагерей и заключённых тюрем, по которым в соответствии с решением Политбюро ЦК ВКП(б) от 5 марта 1940 г. «тройка» должна была принимать решение о расстреле военнопленного или заключённого. Справки на офицеров и полицейских должно было представлять Управление по делам о военнопленных, на заключённых — НКВД УССР и БССР. Форма справки поступила к Сопруненко от Кобулова 16 марта (см. № 8). В последнюю графу — «Заключение» следовало вписывать краткую формулу обвинения и статью УК РСФСР (для заключённых тюрем — УК УССР и УК БССР). В связи с этим из лагерей в Москву были отозваны сотрудники УПВ (см. № 9). Составлению справок придавалось огромное значение. Заказывать форму для них в типографиях категорически запрещалось ввиду сугубой секретности проводимых работ (см. № 15). Первые три графы справок заполнялись ещё в лагерях, которые бросили все силы на выполнение этого задания. В одной из шифровок П. К. Сопруненко обращал особое внимание начальника Старобельского лагеря А. Г. Бережкова на необходимость отмечать во второй графе справок адрес семьи военнопленного с указанием названия населённого пункта, уезда, воеводства (см. № 15). 19 марта начальник Осташковского лагеря П. Ф. Борисовец сообщил в УПВ: «Работа начата 19-го. Дела будут доставлены 21-го нарочным». 20 марта П. К. Сопруненко предложил П. Ф. Борисовцу прекратить составление справок на тех военнопленных, в отношении которых были оформлены следственные дела (6050 таких следственных дел, в которых имелись обвинительные заключения, к 1 февраля 1940 г. были переданы на Особое совещание НКВД СССР). На остальных лиц следовало заполнить опросные листы и дополнения к ним, обратив особое внимание на пункт о служебной деятельности. В незаконченные следствием дела необходимо было вложить весь агентурно-оперативный материал на военнопленного и справку утверждённой Б. З. Кобуловым формы. 31 марта П. Ф. Борисовец доложил, что им посланы в Москву 345 дел с агентурным и иным оперативным материалом на тех лиц, по которым ранее следствие проведено не было.