Много вопросов возникало у лагерного начальства по оформлению этапов, хранению списков-предписаний и другой документации на военнопленных. УРО Осташковского лагеря, в частности, не знало, что делать с учётными делами на тех, кто «массовым порядком по нарядам» убывал из лагеря. Заводить ли картотеку убытия? Копировать ли для высылки в УПВ карточки формы № 2 на убывших? Где хранить списки, по которым сдают военнопленных? Как оформлять этапы? Ответы на эти вопросы УПВ постаралось дать в своём распоряжении от 11 апреля. В картотеке лагеря предписывалось отмечать «убыл по списку №… такого-то числа и месяца». Указывалось, что карточки ф. № 2 высылать в УПВ не следовало.

В случае какой-либо путаницы в списках-предписаниях начальники лагерей обращали на них внимание УПВ. 3 мая, например, В. Н. Королёв сообщил И. И. Хохлову, что с 3 по 28 апреля согласно спискам отправлены в Смоленск 4235 человек, в Юхнов — 107 человек. Не были отправлены из лагеря по распоряжению В. М. Зарубина фигурировавшие в списках-предписаниях генерал Е. Волковицкий и капитан С. Синицкии, по распоряжению УПВ — X. Чиж, М. Липский и А. Манн. Некоторые наряды были выданы на людей, которых не было в лагере, на четверых они выписывались дважды. В лагере оставались 265 человек, не считая 5 военнопленных, доставленных в Козельск из Ровенского лагеря. Начальники трёх лагерей регулярно информировали и руководство УНКВД относительно выполнения нарядов на отправку (см. №№ 75, 79, 80, 81).

Всего же по всем трём лагерям, в соответствии с итоговой справкой, составленной в УПВ в мае, были отправлены на расстрел 14 587 человек (см. № 90), в соответствии со справкой от 3 декабря 1941 г. — 15 131 человек (см. № 174), по данным А. Н. Шелепина — 14 552 (см. № 227). Возможно, в справке от 3 декабря 1941 г., составленной для И. В. Сталина в день его встречи с В. Сикорским, были учтены результаты отправок в УНКВД трёх областей тех военнопленных, которые ранее арестовывались и находились в тюрьмах или в трудовых лагерях, откуда их, минуя Козельск, Осташков и Старобельск, отправили непосредственно на расстрел. Известно, что 10 мая Сопруненко запретил начальнику криворожских лагерей впредь направлять военнопленных в Козельск, Старобельск и Осташков.

Среди отправленных на расстрел были 11 генералов, контрадмирал, 77 полковников, 197 подполковников, 541 майор, 1441 капитан, 6061 поручик, подпоручик, ротмистр и хорунжий, 18 капелланов и других представителей духовенства.

Те, кого отправляли «в распоряжение УНКВД», не догадывались о том, что их ждёт. Комиссары лагерей сообщали С. В. Нехорошеву, а тот — трём заместителям наркома внутренних дел, что в связи с отправкой настроение военнопленных приподнятое. Лишь в те дни, когда отправок из лагеря не было, поляки проявляли беспокойство, опасаясь, что их могут не отправить, как они полагали, на родину. Люди обращались к лагерному начальству с просьбой ускорить их отправку (см. № 40, 53). Старшие офицеры рекомендовали своим коллегам, уезжавшим из лагеря с первыми партиями, делать в вагонах надписи с указанием конечной станции, чтобы последующие этапы знали, куда их везут. 7 апреля при возврате вагонов была обнаружена фраза на польском языке: «Вторая партия — Смоленск, 6.IV.1940». Естественно, тут же был отдан приказ тщательно осматривать вагоны и все надписи смывать. Однако, судя по дневниковым записям, найденным в катынских могилах, некоторые послания своих предшественников офицеры всё же прочли.