Следующий пример демонстрирует технологию регламентации деятельности торговой компании, занимающейся торговлей сложным технологическим оборудованием. Эта компания рассматривалась в разделе, посвященном сбалансированной матричной структуре и имеет три бизнес-направления: импортная торговля, экспортная торговля и торговля на внутреннем рынке.

Этой компании присуща адаптивная форма организации деятельности, и для ее основных процессов были разработаны общие регламенты, в которых были прописаны подпроцессы и ответственные за их исполнение. Временных параметров эти документы не содержали.

Это было сделано по причине того, что бизнес и внешняя среда организации были таковы, что каждый заказ клиента на поставку технологического оборудования отличался от предыдущего, как по типу оборудования, так и по поставщикам, способам доставки и прочим параметрам. Это, прежде всего, влияло на сроки исполнения бизнес-процесса, длительность которого составляла от нескольких месяцев до полугода.

Именно поэтому в этой компании были разработаны регламенты, состоящие из двух частей: общего и дополнительного регламентов. Общий регламент является универсальным и описывает общие элементы выполнения всех сделок по каждому бизнес-направлению. Таковыми общими элементами являются подпроцессы и ответственные. В табл. 5.30 приведен пример структуры общего регламента процесса выполнения импортной торговой сделки.

Табл. 5.30. Пример структуры общего регламента процесса выполнения сделки

Под конкретную сделку на основе заранее разработанной формы оперативно готовится карточка контракта, которая представляет собой дополнительный регламент. В этой карточке контракта конкретно указываются сроки исполнения подпроцессов по сделке (см. табл. 5.31).

Табл. 5.31. Пример структуры карточки выполнения сделки

В результате, в бюрократических организациях существует один регламент, в котором прописана схема бизнес-процесса на все случаи. В адаптивных компаниях регламенты делятся на два типа. Первый тип — общие регламенты, описывающие общие элементы процесса при всех его исполнениях, и второй тип — дополнительные регламентирующие формы, которые заполняются под конкретное исполнение процесса и в которых прописываются дополнительные условия под конкретную ситуацию (см. рис. 5.90).

Рис. 5.90. Регламенты в бюрократических и адаптивных организациях

Локальная регламентация адаптивных организаций

В разделе книги, посвященном жесткой матричной структуре, был рассмотрен пример строительной компании, имеющей проектно-ориентированный бизнес, осуществляемый в рамках матричной структуры типа «Функция-Проект».

Деятельность компании состояла из нескольких одновременно реализуемых проектов, представляющих собой взаимосвязанную цепочку операций, которые выполнял каждый из департаментов. Ни один из департаментов самостоятельно деньги не зарабатывал. Деньги зарабатывались только на проектах. Все проекты отличались друг от друга составом выполняемых подпроцессов, перечень которых определялся запросом клиента, и на каждый проект назначался ответственный — менеджер проекта.

Для того чтобы такая компания эффективно работала на рынке, необходима адаптивная форма организации деятельности, которую и представляет проектный подход. В этом случае степень адаптивности организации была выше, чем организации, занимавшейся торговлей сложным технологическим оборудованием, рассмотренной ранее.

При такой адаптивности никакой проект прописать в регламенте заранее невозможно, потому что технология его исполнения меняется и определяется клиентским запросом.