В результате проведенной «мягкой» оптимизации были улучшены все базовые показатели по основным процессам — сроки, результативность, качество и стоимость.

Из представленного примера видно, что основной ролью регламентирующих документов является узаконивание и «цементирование» того, что создано. Это их первое назначение — формализовано фиксировать на определенный период договоренности между отделами и персоналом о подчиненности, распределении ответственности, порядке взаимодействий, документообороте и прочих важных аспектах эффективного выполнения процессов.

Второе назначение регламентов состоит в том, что регламенты являются мощным инструментом руководителя, помогающие ему организовать эффективную работу подразделения при минимальном вмешательстве в его деятельность и направить свои основные силы на решение задач совершенствования и развития. Существует такое выражение: если у руководителя есть регламент, то он может отдыхать. Регламенты позволяют руководителю «вылезти» из рутинной работы по контролю операционной деятельности, по ежедневному объяснению и доведению задач до сотрудников и заняться совершенствованием деятельности своего подразделения или компании в целом. Сотрудники подразделения, используя регламенты, смогут эффективно выполнять больший объем работ, не советуясь лишний раз по простейшим вопросам с руководителем. Для того чтобы такая схема работала, нужно создать механизмы контроля исполнения этих регламентов.

Третье назначение регламентов заключается в том, что внедренные документы повышают ответственность персонала за реализуемые процессы и позволяют повысить производительность как физического, так и умственного труда. Сотрудник начинает работать эффективнее, если свои обещания скрепил на бумаге подписью. Регламенты повышают прозрачность деятельности и позволяют проводить индивидуальную оценку труда. Это в свою очередь уменьшает эффект социальной лености и стимулирует персонал работать более эффективно.

Четвертым положительным моментом регламентации является обеспечение прозрачности деятельности, что позволяет более эффективно управлять организацией, совершенствовать ее и осуществлять контроль.

Пятая польза регламентов состоит в том, что они являются «цементом», скрепляющим составные части организации, позволяют повысить ее устойчивость, а также дают дополнительный легитимный элемент власти процессным руководителям.

В завершение нужно отметить, что для эффективного применения регламентирующих документов и проведения «мягкой» оптимизации простой разработки регламентов недостаточно. Эти документы необходимо эффективно внедрить и заставить работать. Типовые проблемы внедрения и эффективной работы регламентов, а также способы их решения будут рассмотрены в следующих разделах.

6.2. Процессные и структурные регламенты

Существуют два типа регламентирующих документов: процессные регламенты, которые регламентируют бизнес-процессы, и структурные документы, регламентирующие оргструктуру компании.

Примерами типовых процессных регламентов являются следующие документы:

•   положение о системе процессов верхнего уровня;

•   положения о бизнес-процессах (регламенты процессов), имеющие различные названия, в зависимости от уровня процесса, для которого они разрабатываются.

Различия между ними определяются уровнем регламентируемых бизнес-процессов. Например, в положении о системе процессов верхнего перечисляются процессы верхнего уровня, с указанием их границ и ответственных за их выполнение. В положениях о бизнес-процессах (регламентах процессов) описываются подпроцессы или процедуры, их составляющие, указываются ответственные за процедуры, информационные и материальные потоки, а также прочая информация, определяемая целями регламентации.

Типовыми структурными регламентами являются:

•   положение об организационной структуре компании;

•   положения о структурных подразделениях (отделах);

•   должностные инструкции персонала.