Рис. 4.25. Оптимизации процесса на основе согласования результатов с требованиями

Итак, требование клиента «Новинки должны быть в продаже не позже 18:00 в день их выхода» относилось к подпроцессу «Приемка, выкладка и продажа товара на торговой точке».

Для обеспечения этого начальник отдела продаж сформулировал требование к отделу доставки: «Необходимо, чтобы товар был доставлен не позже 17:00».

Начальник отдела доставки подтвердил возможность соблюдения таких сроков при условии, что: «Склад сформирует поставки на торговые точки до 15:00».

Требования начальника склада были следующими:

•   к отделу доставки: товар от поставщика должен поступать на склад до 13:00;

•   к отделу закупок:

за день предоставлять складу информацию о планируемом объеме поставляемого товара;

обеспечить получение от поставщика отдельных накладных на «новинки» и «ассортимент» для более оперативного приходования товара.

Требование доставки товара до 13:00, в свою очередь, могло быть удовлетворено за счет обеспечения отделом закупок отгрузки товара поставщиками к 10:00.

В результате проведенной работы начальник отдела закупок смог удовлетворить все предъявляемые к его отделу требования. Также выяснилось, что информационная система компании обладает возможностями, не используемыми сотрудниками отдела закупок, но позволяющими более эффективно формировать заказы поставщикам.

Таким образом, результаты подпроцессов были согласованы с требованием внешнего потребителя. При этом многие из выработанных решений были внедрены в течение нескольких дней. Общий итог — поставка «новинок» на торговые точки стала осуществляться в день их выхода до 18:00. В табл. 4.11 приведены формализованные и согласованные требования к бизнес-процессу «как надо», разработанные в ходе рабочей встречи.

Табл. 4.11. Требования к процессу поставки товара «как надо»

Рассмотренный метод нужно регулярно применять в компаниях, численность которых превышает 20–30 человек. Уже при таком количестве сотрудников взаимодействие между разными подразделениями начинает терять эффективность. При этом много времени и сил уходит на решение проблем, возникающих из-за недостаточных коммуникаций. В компаниях, где подобные рабочие группы собираются с определенной периодичностью многие проблемы решаются в рабочем порядке.

4.5.8. Метод интеграции процессов компании с процессами клиентов и поставщиков

В последнем рассмотренном примере было улучшено не только взаимодействие между структурными подразделениями компании, но и между компанией и ее поставщиками. Последние изменения составляют суть еще одного метода оптимизации — интеграции процессов компании с процессами клиентов и поставщиков.

После того как улучшены взаимодействия между отделами на основе метода согласования результатов с требованиями, для дальнейшего улучшения бизнес-процесса нужно начать «пробивать стены» между компанией и ее ключевыми контрагентами: клиентами и поставщиками. Именно для этой цели и в такой последовательности применяется метод интеграции процессов компании с процессами внешних клиентов и поставщиков (см. рис. 4.26).

Рис. 4.26. Метод интеграции процессов компании с процессами клиентов и поставщиков

В качестве клиентов и поставщиков могут выступать не только клиенты и поставщики в обычном понимании, но и любые контрагенты, получающие выходы, а также поставляющие входы для процессов компании. Ярким примером этому является автоматизированная интеграция предприятий с банками по процессам осуществления платежей и получения информации по расчетному счету.