Решение. Если речь идет о вашей ситуации, отделите то, что конфиденциально, от того, к чему доступ открыт, и замкните секретные материалы. Расчистите рабочее пространство, а потом разделите все материалы в вашем кабинете на логическую и смешанную группы. Другими словами, рабочее место может быть организовано, в этом беспорядке вы сможете найти все, что вам нужно, а для других людей вы будете все так же выглядеть недоступным.

• Используйте фотографии. Сделайте фотографию или нарисуйте компоновочный план, на котором отметьте содержимое каждой стопки документов.

На создание «дорожной карты» для большинства кабинетов уйдет не больше часа, если вы знаете, где что лежит, но ваши усилия будут вознаграждены. Никому не нравится чувствовать, что ситуация выходит из-под контроля, а полная расшифровка вашей системы поможет коллегам приобрести большую уверенность и не раздражаться лишний раз, когда необходимо что-то найти или положить на место в вашем кабинете.

То, что вы создаете для коллег «дорожную карту», очень похоже на ситуацию у вас дома с различными счетами и налоговыми документами. Даже если в вашей семье за оплату счетов отвечает один человек, каждый член семьи должен знать, где в случае необходимости найти тот или иной документ. Такое же общее правило должно быть и у людей, работающих вместе. Ведь это в ваших интересах, когда не надо отвечать на звонки недовольного, рассерженного клиента, требующего данные о состоянии дел, и вместо того чтобы тащить свое измученное гриппом тело в офис и заражать всех и каждого, вы можете просто быстро позвонить и отправить кого-нибудь в свой кабинет, чтобы легко найти то, что вам нужно.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СУЩЕСТВУЮЩИЕ СИСТЕМЫ

Организовать работу в соответствии со скоростью перемен иногда означает доверять своим старым базовым системам и интегрировать в них новые элементы. Таким образом, вы потратите меньше времени на модернизацию и изучение новых методов.

ЗНАКОМЬТЕСЬ: ЭЛОИЗА

Элоиза была успешным брокером в сфере операций с недвижимостью. Посещая не менее четырех бизнес-ланчей в неделю, она всегда была очень педантична по поводу своего расписания, завоевала репутацию чрезвычайно пунктуального человека и никогда никуда не опаздывала. Это получалось благодаря надежности детально продуманной системы, основанной на хранении информации на бумаге, объединявшей ее настольный календарь и систему записей на цветных постерах. Она никогда не меняла свой метод, но ее коллега Надия (использовавшая подобную систему) стала с успехом применять компьютер. Надии понравилась идея, что ассистентка могла без ее помощи договариваться о бизнес-ланчах, и с компьютером ее рабочее место выглядело более аккуратным и профессиональным.

Надия переключилась на сетевое расписание и в течение первых полутора месяцев пропустила два бизнес-ланча — больше, чем за пять лет предыдущей работы. К тому времени, когда мы начали консультации, она уже четыре месяца находилась в очень нервном состоянии, но не теряла решимости продолжать пользоваться сетевым расписанием и заставить его работать. Первое, что я сказала, это: «Что вас не устраивало в старой системе?» Она ответила: «Все устраивало». На мой вопрос, зачем же нужно было переключаться, женщина сообщила, что ей казалось, это следует сделать, потому что ее старая система казалась слишком старомодной.