Чистите входящую зону через регулярные промежутки времени: несколько раз в день или в неделю, все зависит от вашей работы и количества входящего материала. Это занятие требует терпения. Обратите внимание, сколько времени у вас занимает процесс наведения порядка, и внесите его в свое регулярное расписание. Очень важно, чтобы вы, разбирая новый материал, были решительны и сразу продвигали документы дальше. Не помещайте материалы обратно после того, как вы их посмотрели. Не откладывайте опять работу с ними. Как только вы увидели новый документ, переходите к следующему действию — переводите его в рабочую зону и займитесь им.

• Отличайте временные материалы от постоянных. Временные материалы — это документы, которые поступают, требуют немедленной реакции и потом почти сразу же покидают ваш кабинет и передаются кому-то еще (на подпись, на утверждение, рукописи для получения рецензии и т. д.). Поэтому временные документы лучше хранить на столе. Постоянные материалы — это повседневные проекты, темы, документы по клиентуре, с которыми вы постоянно работаете, они являются частью ваших основных обязанностей. Лучше их хранить в ящиках стола или в картотечном шкафу на расстоянии вытянутой руки от вашего стула, чтобы уменьшить загромождение поверхности стола (хотя для некоторых людей стопки документов на столе в пределах рабочей зоны повышают эффективность труда).

• Организуйте пространство таким образом, чтобы архивные материалы хранились вне рабочей зоны. Архивные документы — это материалы уже законченных проектов, которые, может быть, больше никогда не понадобятся, но должны храниться для налоговых и юридических целей. Нет необходимости загромождать ограниченное пространство вашего кабинета этими папками. Уберите их из кабинета в общий архив или в кладовку. Составьте опись документов, которые вы туда отправляете, и храните ее среди постоянных документов, чтобы в случае необходимости вы могли вспомнить, что было передано, и вернуть, если понадобится.

ЗОНА «ИСХОДЯЩАЯ»

Это место, куда вы складываете законченную работу, которую потом отсылаете еще куда-нибудь, — документы для архивирования или отправки по почте, задания, которые вы передаете, ответы на запросы коллег, сослуживцев, руководителя или вашего помощника. Если они находятся в исходящей зоне, значит, работа над ними закончена.

• Так же, как в случае с входящей зоной, у вас должен быть один или несколько ящиков для исходящих документов. Лучше разместить в них документы по категориям для более быстрой работы над ними.

• Если вам приходится ежедневно встречаться с несколькими разными людьми, можно для каждого завести отдельный ящик, чтобы вы сразу могли взять нужные документы и отправиться с ними на собрание, готовые обсуждать и продвигать все свои законченные проекты и задания. Цель разделения ящиков для исходящих документов — сокращение времени, затрачиваемого вами или вашими сотрудниками на сортировку содержимого и работу с ним.

• Проясните для себя, кто будет заниматься чисткой ящиков для исходящих документов (забирать из них документы) — вы или кто-то из ваших сотрудников? Если это будут другие люди, им может понадобиться доступ в вашу исходящую зону. Если этим будете заниматься вы, включите эту работу в свое расписание на день, неделю или месяц, иначе исходящие документы останутся здесь навечно.

Когда мы наводили на столе Марка порядок, выяснилось, что 10 процентов документов были новыми. 10 процентов необходимо было архивировать. А 80 процентов документов, как он их называл, «зависших» — идеи и замечания для будущих собраний, отчеты, присланные ему торговыми представителями для обсуждения, или распечатанные материалы для передачи дальше по инстанциям.