Но вернемся к традиционному деловому письму.

Следующее, что надо сделать при составлении делового письма, это избавиться от желания звучать уж слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза.

As per your request, please find enclosed herewith a check in the amount of $16.49.

Такие выражения, как herewith и as per, не создают ничего, кроме излишней чопорности. А нам же нужно просто расслабиться. Чем естественней будет выглядеть письмо, тем оно лучше будет выдержано между дружеским и официальным тоном.

As you requested, I am enclosing a check for $16.49.

Второй пример более понятен и продуктивен. Да и слов затрачено куда меньше. И еще. Забудьте в деловой переписке все разговорные сокращения. Пишите не Don't, a Do not и все в том же духе.

Учитывая все сказанное, просмотрите список слов, которых лучше всего избегать в деловом письме:

according to our records

acknowledge receipt of

as to, with reference to

with regard to

with respect to

at hand, on hand

attached please find

attached hereto

enclosed herewith

enclosed please find

beg to inform, beg to tell

for your information

hereby, heretofore, herewith

I have your letter

I wish to thank/ may I ask

in due time

in due course of time

in receipt of

in the near future

in view of

our Mrs Johnson

permit me to say

pursuant to

thank you again

thank you in advance

thereon

Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти "словья" не употреблять. А вот еще список слов и выражений(левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.

A теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.

Hoping you understand.

Yours truly...

Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать Believe. А причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest. Теперь почитаем откорректированный вариант.

Dear Mr Fergusson,

We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.

Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

Sincerely yours...

Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма.