4.2.  Заключение контракта и договора комиссии

После получения согласия от комитента на подписание контракта, исполнитель выполняет следующие работы:

4.2.1.   Готовит контракт с инофирмой.

4.2.2.   Одновременно, в случае выбора новой инофирмы, готовит договор комиссии с комитентом.

4.2.3.   Исполнитель передает контракт и договор комиссии (документы) на рассмотрение и визирование в юридический отдел (ЮО), ДЛ и ФД. Получив переданные документы, руководители этих структурных подразделений выполняют следующие работы:

•   Начальник ЮО рассматривает и визирует документы в части соответствия сделок действующему законодательству Российской Федерации и международным соглашениям.

•   Директор ДЛ рассматривает и визирует документы в части соответствия условиям транспортировки и страхования груза.

•   Начальник отдела валютных и экспортно-импортных операций ФД рассматривает и визирует документы в части правильности условий платежа и его гарантий. После этого в ФД документы рассматриваются и визируются финансовым директором в части использования финансовых средств компании.

Исполнитель контролирует своевременное выполнение руководителями ЮО, ДЛ и ФД работ и получает обратно рассмотренные документы в течение одного дня с момента их предоставления на визирование.

4.2.4.   В случае задержки сроков рассмотрения и визирования документов исполнитель информирует директора КД, который связывается с руководителем соответствующего структурного подразделения, выясняет причину и определяет новые сроки рассмотрения документов.

4.2.5.   После получения указанных виз исполнитель передает документы на подпись директору КД.

4.2.6.   В случае необходимости подписания документов первым руководителем, директор КД визирует документы и передает их на подпись генеральному директору.

4.2.7.   Исполнитель высылает документы, подписанные со стороны компании, на подпись контрагентам: комитенту — договор комиссии, инофирме — контракт. После чего получает от них оригиналы подписанных документов для компании.

4.2.8.   Подписанные документы исполнитель передает на хранение заместителю финансового директора.

4.3.  …

На практике для малых и средних компаний часто разрабатываются упрощенные варианты положений о бизнес-процессах. Эти варианты представляют обыкновенную матрицу распределения ответственности за процедуры регламентируемого бизнес-процесса.

Пример такого упрощенного положения о процессе «Подбор и прием персонала» приведен в табл. 6.6.

Табл. 6.6. Упрощенное положение о процессе «Подбор и прием персонала»

Ответственный за бизнес-процесс: Начальник отдела подбора персонала.

6.4. Структурные регламенты

Структурные регламенты регламентируют оргструктуру компании и выполняемые ею процессы. Этот тип документов регламентирует компанию с точки зрения оргструктуры — в них прописываются сначала структурные единицы, а потом указываются процессы, которые они выполняют.

Существуют три вида структурных регламентов. Первый вид представлен регламентом верхнего уровня и называется положением об организационной структуре компании. Второй вид представляет группу документов среднего уровня, регламентирующих структурные подразделения. Эти регламенты называются положениями о структурных подразделениях, и их количество определяется широтой и глубиной регламентации предприятия. И последний третий вид структурных регламентов представляет группу документов, регламентирующих самый нижний уровень оргструктуры — персонал.