|
7.2. Организация проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры
7.2.1. Этапы проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры
Типовой проект по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры состоит из следующих этапов: • формирование команды управления и координационной рабочей группы проекта; • планирование проекта; • обучение персонала и техническое обеспечение проекта; • выделение и ранжирование бизнес-процессов, выбор процессов и ключевых показателей для первоочередного улучшения; • формирование процессных рабочих групп по выбранным для оптимизации бизнес-процессам; • разработка планов по описанию и оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры их поддерживающей; • описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и оргструктуры; • разработка процессных и структурных регламентов «как надо»; • внедрение новых схем деятельности и их опытная эксплуатация. На рис. 7.1. приведена графическая схема, визуализирующая этапы и их последовательность для типового проекта совершенствования. На первом этапе формируется команда управления и координационная рабочая группа проекта, которые будут заниматься общим планированием, контролем и управлением проектом. В состав команды управления должны войти менеджер, куратор, администратор и несколько участников. В состав координационной рабочей группы должны войти топ— менеджеры компании, включая первого руководителя. Их основной задачей будет являться принятие решений о выделении и выборе бизнес-процессов для оптимизации, определении ключевых показателей, выбор вариантов процессов «как надо». В состав координационной группы также должны войти специалисты по процессному управлению. Их роль могут сыграть как внутренние сотрудники предприятия из служб управления бизнес-процессами, организационного развития, управления качеством и т. д., так и привлеченные на временной основе внешние консультанты. Основной их задачей должно являться методологическое и информационное обеспечение работы топ-менеджеров и обеспечение принятия ими решений по проекту. В больших компаниях рекомендуется более формализовано подходить к формированию этой группы. Для этого нужно заранее описать роли участников в положении о координационной рабочей группе проекта. В этом случае в положении нужно указать, каким топ-менеджерам дается право решающего голоса по проекту, а каким топ-менеджерам и специалистам по процессному управлению — право совещательного голоса.
Рис. 7.1. Этапы типового проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры
На втором этапе проекта координационная группа должна разработать общий агрегированный план проекта, в котором описываются общие цели проекта, основные этапы, сроки и ответственные. Этот план является типовым и содержит представленные выше этапы. Сформулированные в общем плане цели проекта имеют общий характер, так как их точное формулирование невозможно без выбора процессов для оптимизации и определения ключевых показателей, подлежащих улучшению. Эта работа будет сделана позже, после чего сформированные процессные группы по выбранным для оптимизации процессам начнут разрабатывать детальные планы по своим задачам. Именно в их планах будет точное описание конечных целей и результатов проекта. Для реализации проектов по оптимизации предприятия на третьем этапе необходимо провести обучение ключевых сотрудников компании методам описания и оптимизации бизнес-процессов, а также основным технологиям построения оргструктуры. В состав ключевых сотрудников, проходящих обучение, в первую очередь должны войти руководители верхнего и среднего уровней управления, а также ключевые специалисты структурных подразделений, которые будут играть значимую роль в проекте улучшения. |
