Задачей координационной рабочей группы проекта на этом этапе является координация, согласование и утверждение результатов работ различных процессных команд. Так как большинство процессов предприятия взаимосвязаны между собой, а также поддерживаются единой оргструктурой и информационной системой, то в ходе координации обеспечивается системность и эффективная стыковка результатов работы различных процессных групп.

После разработки и согласования новых схем деятельности начинается восьмой этап проекта, в ходе которого разрабатываются процессные и структурные регламенты «как надо».

В случае, если в проекте применяются специализированные программные продукты бизнес-моделирования, то формирование регламентов осуществляется автоматически на основе разработанной электронной бизнес-модели. В этом случае основное время этапа уходит на согласование и утверждение процессных и структурных регламентов.

Процесс разработки регламентов является типовым для различных бизнес-процессов и полностью соответствует технологии, которая была подробно рассмотрена в главе, посвященной регламентации деятельности.

После разработки и утверждения регламентов «как надо» осуществляется их запуск. Вместе с этим начинается завершающий девятый этап проекта, на котором происходит внедрение новых схем деятельности и их опытная эксплуатация.

Как показывает практика проектов оптимизации, этап внедрения новых схем оказывается более сложным, нежели этапы, связанные с их разработкой. Поэтому рассмотрение основных вопросов, связанных с эффективным внедрением будет сделано далее в отдельном разделе.

7.2.2. Выбор процессов и показателей для улучшения

Как было отмечено ранее, этап выделения и ранжирования бизнес-процессов с последующим выбором процессов и ключевых показателей для дальнейшего улучшения является одним из важных. Результаты этих работ определяют дальнейший ход проекта по оптимизации деятельности предприятия.

В ходе реализации этого этапа выполняются следующие шаги:

•   разработка перечня бизнес-направлений деятельности предприятия;

•   описание функций, выполняемых структурными подразделениями компании;

•   выделение бизнес-процессов компании верхнего уровня;

•   определение важности бизнес-процессов на основе стратегии;

•   определение проблемности и ключевых показателей бизнес-процессов на основе их диагностики;

•   выбор приоритетных процессов и ключевых показателей для оптимизации.

На рис. 7.2. приведена графическая схема, иллюстрирующая последовательность шагов по выделению и ранжированию бизнес-процессов с последующим выбором процессов и ключевых показателей для улучшения.

Рис. 7.2. Шаги по выделению и ранжированию бизнес-процессов с последующим выбором процессов и показателей для улучшения

На первом шаге разрабатывается перечень бизнес-направлений предприятия, который поможет правильно выделить основные бизнес-процессы. Сама технология выделения бизнес-направлений была рассмотрена в главе книги, посвященной структуризации и описанию компании.

Далее на втором шаге осуществляется агрегированное описание функций, выполняемых структурными подразделениями предприятия. В ходе этой работы проводится исследование функциональных отделов на предмет выполняемых ими работ. Собранная информация по каждому отделу структурируется, агрегируется и представляется в виде перечня не более 20 функций. Эта информация далее будет использоваться для выделения бизнес-процессов предприятия верхнего уровня, которые являются сквозными и состоят из функций, выполняемых различными отделами. Этот шаг позволит правильно и полно выделить процессы, в частности ни одна из функций не будет забыта и все выявленные функции в полном объеме будут включены в соответствующие бизнес-процессы.