Sincerely Yours…

* ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА

Хорошее деловое письмо должно быть хорошо спланировано и построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее определить все, что вы хотите сказать, отметить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Проверьте свой черновик: все ли к месту? Ведь адресат должен получить только необходимую информацию. Для лучшего понимания фактов, причин и пояснений, а также для усиления эмоциональности можно воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Иными словами, говорите все, что поможет вам получить желаемый ответ. Только не переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы должны чувствовать, когда надо закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, получилось слишком уж коротким, не поддавайтесь искушению заполнить чистое пространство листа или дополнить предложения. Ошибкой является также повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.

Если вы уже поблагодарили своего адресата, то можете испортить логический строй письма, написав в конце «Thank you again». Хотя могут быть и исключения. Вот как, к примеру, вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, в которую я, четверокурсник иняза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.

Dear Mr. Goldencov,

Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.

Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will however, keep your name on file for future reference.

Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.

Kindest regards,

Pamela Young

Office Coordinator

Здесь, как видим, «thank you» повторяется два раза, но, на мой взгляд, письмо от этого не пострадало. Просто Памела Янг в вежливой манере подчеркивает: ей, действительно, было приятно, что на какой-то там французский филиал «Дисней Компани» обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.

Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная информация. Но тут нужно действовать осторожно, чтобы только лишь подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:

Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.

Избегайте различных излишеств. К примеру:

Because my husband’s birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.

В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:

I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.

Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the green-colored carpet или the carpet that is green in color. Зеленый – это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.

А теперь посмотрите на следующий образец.

If we cooperate together the project will be finished quickly.

«Cooperate» уже означает «вместе», поэтому слово «together» не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо «as a result» можно написать «because», a вместо «as otherwise» – «otherwise».