Еще одним недостатком планирования проектов оптимизации бизнес-процессов в российских компаниях является слабая проработка и формализация плана проекта. Для того чтобы проект был успешен, разработке плана рекомендуется уделить нужное количество времени и внимания.

Типовой план проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры состоит из следующих разделов:

•   Цели проекта;

•   Результаты проекта;

•   Состав рабочей группы проекта;

•   Календарный план-график проекта;

•   Бюджет проекта;

•   Приложение 1. Календарный план-график в виде диаграммы Ганта;

•   Приложение 2. Листы согласований участия сотрудников в проекте.

В первом разделе плана описываются цели, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения проекта.

Нужно отметить, что проекты по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры являются открытыми. Открытый проект — это проект, в котором в самом начале невозможно точно сформулировать цели и точно спланировать технологию их достижения. Поэтому открытые проекты приходится планировать по этапам. На первом этапе цели проекта могут быть общими. Чем ближе проектная группа приближается к завершению проекта, тем больше неопределенностей снимается и точнее конкретизируются цели.

Второй раздел плана содержит описание результатов, которые представляют собой количественные характеристики, либо критерии, по которым оценивается достижение целей. Поэтому, если результаты проекта не достигнуты, цели также считаются недостигнутыми. Часто при формулировании целей и результатов проекта совершается типичная ошибка, когда формулируются достаточно «заоблачные» цели, достижению которых проект способствует частично, но которые не являются истинными целями проекта.

Например, в одной компании в плане проекта по оптимизации бизнес-процессов и оргструктуры была сформулирована следующая цель «Увеличение рыночной стоимости акционерного общества в два раза». У менеджера проекта спросили: «Вы понимаете, что если такая цель прописана в плане проекта, то пока она достигнута не будет, проект будет считаться незавершенным?» Менеджер проекта задумался, после чего принял решение указать в плане более реальные цели, достижение которых ожидалось именно от этого проекта. По степени достижения целей будет признаваться успешность проекта.

Поэтому при планировании проекта по оптимизации нужно конкретно сформулировать, что планируется достичь, не более и не менее. При разработке плана нужно придерживаться следующего правила — целей должно быть немного. Чем больше целей запланировано, тем труднее их достичь. Рекомендуется для проектов подобного типа формулировать не более трех основных целей.

В третьем разделе плана описывается состав рабочей группы с указанием ролей и должностей участников проекта. Этапу формирования группы нужно уделить особое внимание. Предварительно нужно определить компетенции сотрудников, привлекаемых для реализации проектных работ. При подборе нужно оценить их мотивацию к участию в проекте и достижению запланированных результатов. Также нужно согласовать их участие с руководителями функциональных подразделений, вплоть до указания величины их загрузки в проекте.

В четвертом разделе приводится календарный план-график реализации проекта. В графике указываются детальные мероприятия, а также их результаты, на основе которых будет приниматься решение о выполнении работ. В план-графике указываются сроки начала и окончания мероприятий, исполнители и ответственные. При этом должно быть соблюдено следующее правило — по каждому мероприятию может быть несколько исполнителей и только один ответственный.

Пятый раздел плана описывает бюджет проекта, в который включаются величина мотивационного фонда проектной группы, затраты на обучение и техническое обеспечение проекта, а также прочие затраты, необходимые для выполнения проектных работ.