Другие, более мелкие зоны неоптимальности структуры фармкомпании, с помощью матрицы ответственности были не видны или видны слабо. Для их обнаружения и детального анализа в дальнейшем было проведено описание бизнес-процессов.

5.3.8. Метод эффективного выполнения процессов в оргструктуре

Следующим методом оптимизации является метод эффективного выполнения процессов в оргструктуре. Если встал вопрос, кого назначить ответственным за тот или иной процесс, то для ответа на него рекомендуется использовать этот метод, который утверждает, что процесс хорошо сделает тот, кто в дальнейшем будет использовать его результаты.

Субъект, потребляющий и использующий результаты процесса называется клиентом процесса, он бывает внутренним и внешним. Многие компании применяют этот метод применительно к внешним клиентам, и процессы компании, которые, казалось бы, должна делать сама компания, передаются на исполнение внешним потребителям (см. рис. 5.37).

Рис. 5.37. Метод эффективного выполнения процессов в оргструктуре

Например, фирмы, торгующие товарами, применили этот метод по отношению к внешним клиентам и позволяют им заходить на склад и самим забирать то, что они хотят купить. Другими словами, процесс набора заказа они передали на исполнение самому потребителю.

Многие продуктовые супермаркеты также используют эту форму работы. Покупатели, пришедшие в магазин, сами набирают в торговом зале те продукты, которые им нужны. Подобная форма торговли нравится клиенту больше, чем обычная. Если не учитывать ряд издержек такой формы, она не только снижает расходы компании из-за передачи процессов на исполнение клиентам, но и повышает продажи, а также удовлетворенность потребителей.

Это были примеры по передаче процессов внешним клиентам. Существуют также случаи передачи процессов на исполнение внутренним потребителям. Например, большинство компаний используют следующий подход к организации закупок: многие виды мелких, разнородных и незначительных по объему закупок, на которых нельзя много сэкономить за счет централизации, отдаются на откуп сотрудникам компании, для которых они закупаются.

Например, закупка специализированной литературы и журналов для сотрудников различных подразделений компании осуществляется не службой закупок, а секретарями отделов-потребителей. При этом за выполнение этой работы секретарю дополнительную прибавку к заработной плате не дают, так как она это делает для своего отдела в рамках своих должностных обязанностей. Соответственно это снижает издержки компании и приводит к повышению удовлетворенности внутреннего потребителя, так как секретарь отдела с большей вероятностью купит то, что надо, нежели сотрудники другого подразделения.

Интересный пример применения метода эффективного выполнения процессов в оргструктуре имел место в одной производственно-торговой компании. Компания имела сильно различающиеся бизнес-направления и один централизованный отдел закупок, в состав которого входил склад. Отдел закупок занимался закупками продукции для всех бизнес— направлений, кроме одного. Таким было направление по продаже и сборке эксклюзивной мебели. При закупке продукции каждое бизнес-направление формировало заявки на закупку, содержащие сроки, количество и спецификацию продукции, которую нужно закупить, и передавало заявки в отдел закупок. Мебельное бизнес-направление отличалось от всех остальных тем, что его менеджеры зачастую не могли достаточно хорошо формализовать спецификацию или описание мебели.